Zo kiest u de beste water dispenser voor kantoor: 6 typen vergeleken

De 6 verschillende soorten water dispensers

1. Water dispensers aangesloten op de waterleiding

Toevoer: aangesloten op de waterleiding

Drankopties: plat, gekoeld, bruisend, heet (sommige aangesloten systemen bieden ook functionele dranken aan)

Water dispensers die zijn aangesloten op de waterleiding maken rechtstreeks verbinding met de hoofdwatertoevoer van je gebouw. Dit betekent dat je geen flessen hoeft te laten bezorgen, geen opslagruimte vol met reserveflessen nodig hebt en geen plastic afval hoeft te recyclen. Afhankelijk van de ruimte kun je kiezen voor een vrijstaand model, een tafelmodel dispenser, een under-sink Systeem of volledig geïntegreerde kranen. Het water wordt direct gefilterd wanneer dat nodig is, zodat je team de hele dag door een onbeperkte voorraad heeft.

Dit is ook de categorie met de meest uitgebreide keuze aan dranken. Alleen heet en gekoeld water is niet uniek - veel dispensers bieden dit allebei. Waar deze aangesloten systemen zich in onderscheiden, is dat sommige ook bruisend water en functionele dranken uit dezelfde kraan laten pour. Hierdoor hebben werknemers meer keuze, zonder dat de toevoer van het Systeem verandert.

De REFILL+ Series 2 van Aquablu is een voorbeeld van een aangesloten Systeem in deze categorie.

Het meest geschikt voor

• Middelgrote tot grote kantoren

• Hoofdkantoren van bedrijven

• Hotels en horeca

• Hybride werkplekken

• Kantoren met een betrouwbare aansluiting op de waterleiding

• Teams met een constante dagelijkse vraag

De belangrijkste afweging

Een aangesloten Systeem heeft een professionele installatie en periodiek filteronderhoud nodig. De investering vooraf is meestal hoger dan bij een dispenser met flessen, maar naarmate het team groeit en er meer water gedronken wordt, vallen de dagelijkse operationele kosten vaak juist lager uit.

2. Water dispensers met flessen

Toevoer: vervangbare waterflessen

Drankopties: plat, gekoeld en heet

Bij deze water dispensers zit het water in vervangbare flessen in plaats van een directe aansluiting op de waterleiding. Omdat er geen leidingwerk nodig is, zijn ze snel te installeren, eenvoudig te verplaatsen en ideaal voor kleinere kantoren, tijdelijke werkruimtes of gebouwen waar een vaste wateraansluiting niet mogelijk is.

Ze zijn verkrijgbaar in twee verschillende designs. Bij top-load modellen staat de fles bovenop de dispenser, zodat je direct ziet wanneer deze vervangen moet worden. Bij bottom-load modellen zit de fles netjes weggewerkt in een kastje. Dit ziet er strakker uit en maakt het wisselen van de flessen lichter, vooral bij grotere formaten. De meeste modellen zijn vrijstaande units, al zijn er ook tafelmodellen beschikbaar voor ruimtes met minder plek.

De grootste uitdaging komt pas na de installatie. De flessen moeten namelijk steeds besteld, geleverd, opgeslagen en vervangen worden, en vaak is er iemand op kantoor druk mee om de voorraad in de gaten te houden. Naarmate het team groeit en er meer water gedronken wordt, gaan die administratie en de bijbehorende kosten steeds zwaarder wegen.

Als je een dispenser met flessen overweegt, is het slim om te kijken hoe die terugkerende kosten zich verhouden tot een Systeem op de waterleiding naarmate het kantoor groeit. Lees hierover onze gids over waterkoelers met flessen en wanneer je het best kunt overstappen.

Het meest geschikt voor

• Kleine kantoren

• Tijdelijke of gehuurde werkruimtes

• Gebouwen zonder toegang tot de waterleiding

• Lage dagelijkse waterconsumptie

• Bedrijven die op zoek zijn naar een simpele plug-and-play oplossing

De belangrijkste afweging

Water dispensers met flessen zijn snel geplaatst en makkelijk te verhuizen. De keerzijde is de constante stroom van leveringen, de opslag van flessen en het voorraadbeheer, wat steeds lastiger te rechtvaardigen is naarmate de vraag toeneemt.

3. Tafelmodellen & mobiele water dispensers

Toevoer: flessen of aangesloten op de waterleiding (afhankelijk van het model)

Drankopties: plat water, met enkele elektrische modellen die ook gekoeld en heet water bieden

Tafelmodellen en mobiele water dispensers zijn ontworpen met het oog op flexibiliteit. Door hun compacte design nemen ze weinig ruimte in beslag en verplaats je ze moeiteloos van de ene naar de andere ruimte. Sommige zijn aangesloten op de waterleiding, terwijl andere gebruikmaken van een navulbaar Systeem of handmatige reservoirs. Dit maakt ze heel praktisch wanneer een vaste installatie niet handig of mogelijk is.

Je ziet ze vooral terug in kleinere ruimtes, zoals thuiskantoren, vergaderruimtes, tijdelijke werkplekken en gedeelde kantoren waar de vraag naar water relatief laag is en gebruiksgemak belangrijker is dan capaciteit.

De keerzijde is het volume. Kleinere tanks en flessen betekenen dat je ze vaker moet bijvullen of vervangen, waardoor ze minder geschikt zijn voor grotere teams of drukke werkplekken waar de hele dag door water wordt getapt.

Het meest geschikt voor

• Thuiskantoren

• Kleine bedrijven

• Vergaderruimtes

• Tijdelijke werkplekken

• Evenementen en pop-up locaties

• Teams met een laag dagelijks waterverbruik

De belangrijkste afweging

Tafelmodellen en draagbare dispensers zijn snel startklaar, makkelijk te verplaatsen en perfect voor kleinere ruimtes. Wordt het team groter of stijgt de dagelijkse vraag, dan zorgt de beperkte capaciteit er vaak voor dat bedrijven overstappen op grotere vrijstaande of op de leiding aangesloten systemen.

4. Wandmodellen

Toevoer: aangesloten op de waterleiding

Drankopties: plat en gekoeld water (sommige modellen bieden ook heet water)

Wandmodellen besparen waardevolle vloerruimte omdat ze rechtstreeks aan de muur worden gemonteerd. Ze worden geplaatst als vaste installatie en zijn ontworpen voor drukke omgevingen waar betrouwbaarheid, duurzaamheid en eenvoudig onderhoud belangrijker zijn dan flexibiliteit.

Je vindt ze dan ook vaak op scholen, in ziekenhuizen, openbare gebouwen, fabrieken en andere drukbezochte werkplekken waar ze dag in dag uit intensief worden gebruikt met minimaal onderhoud.

Veel moderne varianten hebben ook een ingebouwd flessenvulstation, zodat mensen makkelijk hun eigen herbruikbare flessen kunnen vullen. Dit helpt organisaties om de hoeveelheid Wegwerpplastic te verminderen.

In tegenstelling tot vrijstaande modellen of tafelmodellen, verhuizen wandmodellen niet zomaar mee met een nieuwe kantoorindeling. Ze presteren optimaal op plekken met een vaste indeling en een voorspelbare vraag naar water.

Het meest geschikt voor

• Scholen en universiteiten

• Zorginstellingen

• Openbare gebouwen

• Fabrieken en magazijnen

• Drukke werkplekken

• Kantoren waar vloerruimte beperkt is

De belangrijkste afweging

Wandmodellen benutten de beperkte ruimte optimaal en zijn bestand tegen intensief dagelijks gebruik. De afweging is de flexibiliteit, het zijn vaste installaties, dus verplaatsen is een stuk ingewikkelder dan bij een vrijstaand model.

5. Under-sink systemen

Toevoer: aangesloten op de waterleiding

Drankopties: plat, gekoeld en gefilterd water (sommige systemen bieden ook bruisend en heet water)

Under-sink watersystemen houden alle techniek netjes uit het zicht. De filtratie, koeling en carbonatatie staan onder het aanrecht, waardoor er op het werkblad alleen een minimalistische kraan te zien is. Dit zorgt voor een opgeruimde werkplek waar gefilterd water altijd direct klaarstaat.

Ze zijn een geliefde keuze voor ruimtes waar design net zo belangrijk is als functionaliteit. In directiekeukens, ontvangstruimtes voor klanten en hoogwaardig ingerichte kantoren wordt vaak gekozen voor een under-sink Systeem. Het biedt het gemak van direct gefilterd water zonder dat er een extra apparaat op de bar of het aanrecht staat.

En ze kunnen veel meer dan alleen gefilterd water leveren. Veel van deze systemen schenken ook gekoeld, bruisend en heet water uit dezelfde kraan, waardoor teams volop keuze hebben en de keuken toch strak en overzichtelijk blijft.

Het meest geschikt voor

• Luxe kantoorkeukens

• Directie- en ontvangstruimtes

• Horecaomgevingen

• Kantoorrenovaties en nieuwe inrichtingen

• Bedrijven die gaan voor een strakke, geïntegreerde look

De belangrijkste afweging

Under-sink systemen zorgen voor een naadloze afwerking en houden het aanrecht vrij. Wel nemen ze kastruimte in beslag onder het werkblad en is de installatie wat uitgebreider dan bij een losstaande dispenser. Het resultaat is echter een strakke, geïntegreerde oplossing die perfect past bij een modern kantoor.

6. Geïntegreerde (ingebouwde) dispensers

Toevoer: aangesloten op de waterleiding

Drankopties: plat, gekoeld, bruisend en heet water (afhankelijk van het Systeem)

Geïntegreerde water dispensers worden echt onderdeel van de Werkplek — het is niet zomaar een los apparaat dat erbij wordt gezet. Doordat ze worden ingebouwd in kasten, kookeilanden of koffiecorners, maken ze direct deel uit van het kantoorontwerp.

Deze aanpak is enorm in opkomst op moderne kantoren, waar de keuken veel meer is dan alleen een praktische plek om koffie te halen — het is een plek voor ontmoeting, samenwerking en beleving. Door het Systeem in het design te integreren, hebben medewerkers altijd hoogwaardig drinkwater binnen handbereik, zonder dat dit ten koste gaat van een strakke uitstraling.

Geïntegreerde systemen bieden dezelfde drankopties als andere op de leiding aangesloten oplossingen, zoals gekoeld, bruisend en heet water, terwijl de techniek netjes achter de keukenkastjes verdwijnt. Sommige systemen bieden daarnaast ook functionele dranken met een smaakje, zodat je met één ingebouwde kraan direct alle kanten op kunt.

Het meest geschikt voor

• Nieuwe kantoorinrichtingen

• Kantoorrenovaties

• Luxe keukens en koffiecorners

• Design-georiënteerde kantoren

• Horecaomgevingen

De belangrijkste afweging

Geïntegreerde systemen zorgen voor de meest strakke afwerking, maar moeten al vroeg in het proces worden ingepland. De installatie verloopt het soepelst wanneer deze direct wordt meegenomen in het ontwerp van de nieuwe keuken of kastenwand — zo voelt het Systeem vanaf dag één als een logisch onderdeel van het geheel.

Hoe kies je de juiste water dispenser voor jouw kantoor?

Het kiezen van de juiste water dispenser begint met vijf heldere vragen:

Grootte van het team

Kleinere teams hebben vaak genoeg aan een model met flessen of een tafelmodel, terwijl grotere kantoren juist profiteren van op de leiding aangesloten oplossingen die ontworpen zijn voor een hogere dagelijkse vraag.

Watertoevoer

Als er een wateraansluiting aanwezig is, voorkomt een aangesloten Systeem dat je steeds flessen moet laten bezorgen. Is dat er niet, dan bieden waterkoelers met flessen of slimme dispensers met een Smart Jerrycan een flexibel alternatief.

Drankopties

Kijk verder dan alleen plat water. Op sommige werkplekken is basishydratatie voldoende, terwijl andere kantoren juist behoefte hebben aan gekoeld, bruisend, heet of functioneel water om medewerkers de hele dag door meer variatie te bieden.

Installatie

Sommige systemen zijn direct klaar voor gebruik na het inpluggen. Andere worden netjes ingebouwd in keukenkasten of vragen om een professionele installatie. De beste keuze hangt af van de behoefte aan flexibiliteit of juist een vaste, ingebouwde oplossing.

Operationele kosten

De goedkoopste aanschafprijs is lang niet altijd de voordeligste keuze op de lange termijn. Bezorgingen, onderhoud, opslag en service bepalen uiteindelijk de echte dagelijkse kosten.

Vergelijking in één oogopslag

Verder kijken dan de dispenser: wat bepaalt de juiste keuze?

De keuze voor de juiste water dispenser draait om meer dan alleen de machine zelf. De beste oplossing neemt werk uit handen, wordt dagelijks met plezier gebruikt, houdt de kosten op de lange termijn in de hand en past perfect bij de manier waarop er op kantoor gewerkt wordt.

Uiteindelijk komt de beslissing meestal neer op vier belangrijke vragen:

• Hoeveel administratie en tijd kost het?

• Gaan medewerkers er ook echt gebruik van maken?

• Wat zijn de totale kosten over een langere periode?

• Past de oplossing goed binnen de beschikbare ruimte?

Hoeveel administratie en tijd kost het?

Voor veel facility managers is dit stiekem nog belangrijker dan de aanschafprijs.

Een dispenser die bij aankoop voordelig oogt, kan al snel een dagelijkse last worden als er veel omkijken naar is. Kijk bij het vergelijken van systemen daarom verder dan alleen de specificaties en stel jezelf de volgende vragen:

• Hoe vaak heeft het Systeem onderhoud nodig?

• Welke taken kan ons eigen team makkelijk zelf oppakken?

• Kan de leverancier eventuele storingen al signaleren voordat medewerkers er last van hebben?

Een aangesloten Systeem op de waterleiding neemt je veel van dit werk uit handen. De REFILL+ Series 2 is bijvoorbeeld inclusief twee geplande onderhoudsbeurten per jaar, filterwissels op basis van het werkelijke verbruik en monitoring op afstand via AURA. Zo sporen we eventuele problemen al op voordat ze het comfort op kantoor kunnen verstoren.

"Als je een facility manager vraagt om puur op basis van de kalender een filter te vervangen of de voorraad te tellen, weet je eigenlijk nog steeds niet hoe het Systeem echt presteert. Door elke tapbeurt nauwkeurig te registreren, zie je het complete plaatje. Zo hoeven we niet te wachten tot iemand een storing meldt, maar zijn we het probleem al voor."

Ashlyn Kennedy, Product Manager, Aquablu

→ Meer weten over het service- en onderhoudsmodel van Aquablu

Gaan medewerkers er ook echt gebruik van maken?

Een water dispenser levert natuurlijk pas echt waarde op als het team er ook daadwerkelijk graag gebruik van maakt. En dat is precies waar de keuze in drankjes een grote rol speelt.

Op kantoren met 51 tot 100 medewerkers wordt er gemiddeld 0.33 liter water per persoon per dag gedronken. Zodra er ook bruisend water en functionele dranken worden aangeboden, zien klanten van Aquablu dat het verbruik gemiddeld met wel 2.6 keer stijgt. Meer keuze nodigt simpelweg uit om gedurende de dag vaker te drinken.

Alleen plat water is vaak niet genoeg om vaste gewoontes te doorbreken. Door ook gekoeld, bruisend en functioneel water aan te bieden, geef je medewerkers een goede reden om hun fles opnieuw te vullen. Zo wordt gezond drinken een vast onderdeel van de werkdag.

Dat zien we ook direct terug op de werkvloer bij onze klanten. Bij sportmarketingbureau STARP verving de overstap naar Aquablu wekelijks zo'n 100 blikjes, waarbij bruisend water al snel de favoriet van het team werd.

"Ik ben zelf groot fan van het bruiswater, en collega's laten het direct weten als het een keer op is."

Carolien van 't Hek, Managing Partner, STARP

→ Lees de STARP case study

Een vergelijkbaar succes zagen we bij Visma YouServe, waar een nieuw watertappunt onderdeel werd van de vernieuwde kantoorkoffiebar, speciaal ontworpen om medewerkers weer met plezier naar kantoor te trekken.

"We wilden dat kantoor weer een fijne en gezellige plek werd — een plek waar je collega's ontmoet, even samen ontspant en bijpraat bij de koffiemachine... of tegenwoordig dus bij de Aquablu machine."

Ingeborg Brandsma, Marketing Manager, Visma YouServe

→ Lees de Visma YouServe case study

De vraag over de kosten

Natuurlijk spelen de kosten voor elk bedrijf een rol, maar het gaat uiteindelijk om de waarde die je ervoor terugkrijgt. De juiste wateroplossing moet zorgen voor minder gedoe op kantoor, grip op de operationele kosten en een fijnere werkplek voor iedereen.

Voor hele kleine kantoren kan een eenvoudige waterkoeler met flessen of een simpele dispenser op de waterleiding in eerste instantie de goedkoopste optie lijken. Maar zodra het team groeit en er meer wordt gedronken, kunnen de kosten voor leveringen, de benodigde opslagruimte en het constante beheer de rekensom snel veranderen.

Neem bijvoorbeeld een kantoor met zo'n 25 medewerkers die samen ongeveer 1.000 consumpties per maand drinken. Zij kunnen maandelijks wel €800 kwijt zijn aan de levering van flessenwater. De REFILL+ Kickstart is er al vanaf €390 per maand. Hiermee verlaag je direct de maandelijkse kosten en ben je in één klap af van het sjouwen, opslaan en bestellen van flessen.

De beste vergelijking maak je dan ook niet op basis van de aanschafprijs, maar door te kijken naar de totale kosten over de gehele levensduur van het Systeem.

→ Ontdek de tarieven van de REFILL+

Wanneer een water dispenser niet de juiste keuze is

Niet elk kantoor heeft direct behoefte aan een geavanceerd, aangesloten watersysteem.

Een eenvoudigere oplossing past wellicht beter als:

• Je kantoor minder dan 25 vaste medewerkers heeft

• Het dagelijkse waterverbruik op kantoor erg laag is

• Je in een tijdelijke werkruimte zit zonder plannen voor de lange termijn

• Een eenvoudige waterkoeler met flessen of een filterkan nu al prima voldoet

De beste oplossing is immers niet altijd de meest geavanceerde, maar de oplossing die het best aansluit bij je team, de beschikbare ruimte en jullie manier van werken.

Twijfel je nog welke optie het best aansluit bij jouw kantoor? Dan helpt een vrijblijvend gesprek je al snel op weg naar de juiste keuze.

→ Spreek met een Aquablu specialist

Waar de REFILL+ Series 2 in beeld komt

Heb je alle opties bekeken en past een Systeem aangesloten op de waterleiding het best bij jullie wensen? Dan brengt de REFILL+ Series 2 alle voordelen samen in één complete oplossing.

In plaats van nóg een extra apparaat in de kantoorkeuken te plaatsen, combineert dit Systeem gekoeld plat water, bruisend water, heet water en functionele dranken met een smaakje in één stijlvol ontwerp. Het Systeem is beschikbaar als tafelmodel, under-sink installatie of als volledig geïntegreerde oplossing voor een nieuwe keuken. Is er op de gewenste plek geen wateraansluiting aanwezig? Dan biedt de Smart Jerrycan een uitstekende, op zichzelf staande oplossing.

Achter de schermen registreert AURA alle gegevens om het Systeem optimaal te laten presteren. Onderhoud wordt ingepland op basis van het daadwerkelijke verbruik in plaats van een vaste datum, en de verbruiksgegevens exporteer je eenvoudig om te gebruiken voor duurzaamheidsrapportages zoals de CSRD, GRI of interne ESG-doelen.

Voor organisaties die de kantoorbeleving willen verbeteren én af willen van de administratie rondom flessenwater, vervangt de REFILL+ Series 2 verschillende losse apparaten en leveringen door één slim en aangesloten Systeem.

Ben je nog aan het vergelijken? Ontdek hoe een slimme water dispenser werkt op moderne kantoren.

Ontdek wat een slim Systeem voor jouw kantoor kan betekenen

Als je eruit bent dat een aangesloten water dispenser de juiste match is voor jullie kantoor, is de volgende stap om te kijken wat dit onder de streep oplevert.

Onze ROI-calculator vergelijkt julie huidige situatie binnen één minuut met de REFILL+ Series 2 op basis van de teamgrootte en het geschatte verbruik, zodat je direct de potentiële besparingen en de terugverdientijd ziet.

→ Start de ROI-calculator

Bespreek je de mogelijkheden liever direct met ons? Plan dan een korte demo van 15 minuten. We kijken samen naar je huidige situatie, jullie wensen en de oplossing die het best bij jullie kantoor past.

→ Plan een demo