Van Gooi: minder factuurregels, minder administratie, sneller een ja
2
min. leestijd
Van Gooi heeft al jaren Aquablu-machines op het hoofdkantoor in Hilversum staan. Toen het team in Utrecht om een eigen machine vroeg, stapte office manager Melissa Hendrikse met het bedrijf over op Pay-Per-Drink, waardoor de lease, de smaken, de reiniging en de CO₂ op één factuur kwamen tegen een vaste prijs per drankje.
In het kort
Bedrijf
Van Gooi: een specialist in elektrotechnische automatisering in Hilversum, met een snelgroeiend kantoor voor Energy Systems in Utrecht
Waarom een REFILL+ Series 2
Het team in Utrecht had al om een machine gevraagd nadat ze deze op het hoofdkantoor hadden uitgeprobeerd, en het nieuwe Pay-Per-Drink-model brengt de lease, de smaken, de reiniging en de CO₂ samen op één factuur
Het resultaat
Eén leverancier, één factuur, één verantwoordelijke persoon voor de hele categorie en een voorspelbare post voor finance
Melissa hoefde niet overtuigd te worden. Als office manager van Van Gooi beheert ze al jaren de Aquablu-machines van het bedrijf, dus toen het Utrechtse team om een eigen machine vroeg voor hun nieuwe kantoor, was de beslissing snel genomen. Wat de beslissing echter nog makkelijker maakte, was het nieuwe financieringsmodel.
Aquablu stelde Pay-Per-Drink voor, waarbij de lease, de smaken, de reiniging en de CO₂ worden samengevoegd voor een afgesproken prijs per drankje.
"Ze vertelden me dat het nieuwe programma één factuur betekent. Je kunt bestellen zoals je gewend bent, maar het komt allemaal op één factuur binnen. En voor ons huidige leaseplan was de prijsstelling bij het nieuwe model ook gunstiger."
Melissa zag dat als twee voordelen in plaats van één, en gaf dat meteen aan.
"Dus ik dacht dat het aan twee kanten sneed: makkelijker voor mij met de administratie, en efficiënter."
Eén Systeem, één eigenaar
De efficiëntie zit hem niet alleen in de facturatie. De hele categorie heeft nu één eigenaar, wat een heel ander verhaal was toen er nog blikjes, flessen en dergelijke bij de supermarkt werden besteld.
"Met één Systeem heb je geen collega die het elke week moet gaan kopen. Nu we dit hebben, regel ik alles, van de installatie tot het zorgen dat er genoeg smaken zijn en dat alles goed wordt schoongemaakt," zegt ze. "Je hebt dus één persoon die daar verantwoordelijk voor is, en als ik op vakantie ben kan ik zeggen: 'jij bent tijdelijk degene die dit doet.'"
Die duidelijkheid is wat het Systeem gestroomlijnd houdt. "Als er iets mis is, bellen we Melissa en zij lost het op. Anders wordt het een kwestie van 'moet ik het doen?', en dan wordt het onoverzichtelijk."
Melissa zegt dat de all-in prijs ook gepaard gaat met efficiënt onderhoud, service en reparaties, mocht dat nodig zijn.
"Als er iets kapot gaat, komt het bedrijf het repareren. Het is dus één kostenpost, maar uiteindelijk loont het. Ik kan altijd bellen en er komt iemand om het voor ons op te lossen. Als je het daarentegen koopt, moet je het zelf oplossen, of heb je achteraf kosten."
Hoe ze het heeft verkocht
Melissa's weg naar een akkoord is een schriftelijk voorstel, inclusief voor- en nadelen, gepresenteerd aan finance.
"Eerst maak ik een voorstel, met informatie en ook waarom dit goed is voor het kantoor. Ik schrijf de hoogtepunten op, de goede dingen die het ons kan brengen, en ook de dingen die we misten," zegt ze. "En ik ben gewoon eerlijk: dit is goed, dit is er minder aan, dit is wat we eraan moeten doen."
Ze stemt af om te kijken wat het beschikbare budget is, wat haar de autonomie geeft om te bepalen wat het meest logisch is voor haar mensen en wat de moeite waard is om te pitchen voor de definitieve goedkeuring.
"Ik vroeg hen: 'hebben jullie een budget, iets waar ik rekening mee kan houden als ik dingen bestel?' En zij zeiden: 'ga maar met Aquablu praten, kijk wat het is en hoeveel het kost.'"
Wat het voor Melissa bijzonder handig maakt, is een duidelijke budgetpost die uitsluitend voor rekening van het nieuwe kantoor in Utrecht komt.
"Ze hebben speciaal voor dat kantoor een budget gemaakt en dat apart geboekt, zodat we precies weten wat het nieuwe kantoor heeft gekost." Binnen het budget valt hydratatie onder de andere dranken die mensen consumeren. "Het is eten en drinken, net als de koffiemachine."
Voor het deel dat zich niet direct in cijfers laat uitdrukken op een spreadsheet, gebruikte ze het argument in de taal die finance begrijpt: haar eigen tijd.
"Als je het zelf doet, door flessen te kopen in de supermarkt, moet ik het gaan halen, dus dat kost me werktijd die ik aan andere dingen had kunnen besteden. Als je alles via één leverancier regelt, regelen zij alles voor ons. Dus ze zeiden ja, daar willen we in investeren."
Het team had er al om gevraagd
Financiering buiten beschouwing gelaten, was de eerste aanleiding voor het installeren van een REFILL+ Series 2 dat Melissa's collega's in Utrecht er simpelweg om vroegen.
"Ze zeiden altijd: 'ik ben jaloers, wij hebben dat niet in Utrecht,'" zegt Melissa. "Collega's kwamen langs en zeiden: 'ik wil hier werken, wij willen dit ook.' Dus ik zei: 'oké, als er een nieuw kantoor is, regel ik het voor jullie.'"
Op de vraag hoe je finance zover krijgt om ja te zeggen tegen iets dat niet direct zichtbaar rendement oplevert, zei Melissa dat het duidelijk was dat investeren in het welzijn van medewerkers een waardevolle investering is.
"Ze willen collega's motiveren om meer water te drinken, en het is ook een sociale ontmoetingsplek," zegt ze. "Iemand zegt: 'ik ga even water halen,' en een andere collega zegt: 'ik loop met je mee,' en dan maak je even een praatje.
Ze weten dat het iets is wat je op de werkvloer wilt hebben, en ze zeggen: 'dat vinden wij ook belangrijk.' En ik denk dat wanneer collega's gelukkig zijn, ze bereid zijn om langer te blijven en harder te werken."
"Dus ik dacht dat het aan twee kanten sneed: makkelijker voor mij met de administratie, en efficiënter." — Melissa, Office Manager, Van Gooi
"Het kost me werktijd die ik aan andere dingen had kunnen besteden."
"Als er iets mis is, bellen we Melissa en zij lost het op."
Melissa's advies voor wie de plannen wil presenteren
Zet je ideeën uit je hoofd op papier of op een bord voordat je ze presenteert.
"Maak een mindmap of een groot vision board. Zet alle hoge prioriteiten erin en gebruik categorieën, want 'dit hebben we nodig' en 'dit willen we graag' zijn twee verschillende dingen," zegt ze. "Dan voeg je wat extra's toe: een watermachine, wat planten, wat decoratie."
Het bord helpt om de typische communicatiebarrières te overbruggen. "Wanneer je dingen alleen maar vertelt, interpreteren verschillende mensen het anders. Je kunt het meenemen naar de CFO of het management en het presenteren, en misschien worden ze wel enthousiaster en begrijpen ze je beter."
Een zorg minder
Melissa's collega's vroegen om de machine. Pay-Per-Drink is wat het ja-woord ongecompliceerd maakte: één leverancier, één factuur, één voorspelbare post voor finance en één nummer om te bellen als er iets aandacht nodig heeft.
Het Utrechtse team krijgt de machine waar ze om vroegen, en Melissa krijgt een eenvoudigere manier van beheren.
