Van Gooi: minder factuurregels, minder administratie, sneller een ja
2
min. leestijd
Van Gooi heeft al jaren Aquablu-machines op het hoofdkantoor in Hilversum staan. Toen het team in Utrecht om een eigen machine vroeg, stapte office manager Melissa Hendrikse voor het bedrijf over op Pay-Per-Drink. Daarmee komen de lease, de smaken, het onderhoud en de CO₂ samen op één factuur tegen een vaste prijs per drankje.
In het kort
Bedrijf
Van Gooi: specialist in industriële automatisering in Hilversum, met een snelgroeiend Energy Systems-kantoor in Utrecht
Waarom een REFILL+ Series 2
Het team in Utrecht vroeg er zelf om nadat ze de machine op het hoofdkantoor hadden ervaren, en het nieuwe Pay-Per-Drink-model brengt de lease, de smaken, de reiniging en de CO₂ samen op één factuur
Het resultaat
Eén leverancier, één factuur, één verantwoordelijke voor het hele aanbod en duidelijke, voorspelbare kosten voor finance
Melissa hoefde niet overtuigd te worden. Als office manager bij Van Gooi werkt ze al jaren met de Aquablu-machines van het bedrijf, dus toen het Utrechtse team een eigen machine wilde voor hun nieuwe kantoor, was de beslissing snel genomen. Wat de keuze nog makkelijker maakte, was het nieuwe financieringsmodel.
Aquablu stelde Pay-Per-Drink voor, waarbij de lease, de smaken, de reiniging en de CO₂ worden gebundeld voor een vaste prijs per drankje.
"Ze legden uit dat het nieuwe programma één factuur betekent. Je bestelt zoals je gewend bent, maar alles komt op één factuur binnen. En vergeleken met ons huidige leaseplan pakte de prijs bij dit nieuwe model ook nog eens gunstiger uit."
Voor Melissa was dat dubbele winst, en dat liet ze meteen weten.
"Ik zag het dus van twee kanten: makkelijker voor mij richting finance, en een stuk efficiënter."
Eén systeem, één aanspreekpunt
Die efficiëntie zit niet alleen in de facturatie. Er is nu één verantwoordelijke voor de hele categorie, wat wel anders was toen er nog blikjes en flessen in de supermarkt werden gehaald.
"Met één systeem hoeft er niet elke week een collega op pad om drinken te kopen. Nu we dit hebben, regel ik alles: van de installatie tot zorgen dat er genoeg smaken zijn en dat alles goed schoon is," vertelt ze. "Zo heb je één aanspreekpunt, en als ik op vakantie ben zeg ik gewoon: 'jij regelt dit even tijdelijk.'"
Die duidelijkheid zorgt voor rust. "Als er iets is bellen we Melissa en lost zij het op. Anders vraagt iedereen zich af wie het moet doen, en wordt het onoverzichtelijk."
Melissa geeft aan dat bij die vaste prijs ook direct het onderhoud, de service en eventuele reparaties goed geregeld zijn.
"Als er iets kapotgaat, komt het bedrijf het gewoon maken. Het is één vast bedrag, maar het levert uiteindelijk juist wat op. Ik kan altijd bellen en er komt iemand langs om het op te lossen. Als je het apparaat koopt, moet je het zelf repareren of krijg je later alsnog te maken met onverwachte kosten."
Hoe ze het intern voorstelde
Melissa's aanpak voor een akkoord is een helder voorstel op papier, inclusief voor- en nadelen, voorgelegd aan finance.
"Ik maak eerst een voorstel met alle informatie en leg uit waarom dit goed is voor het kantoor. Ik zet de voordelen op een rij, wat het ons oplevert, maar ook wat we nu nog missen," vertelt ze. "En ik ben gewoon eerlijk: dit is er goed aan, dit zijn de mindere punten en zo lossen we dat op."
Ze checkt vooraf de budgetruimte, wat haar de vrijheid geeft om te bepalen wat het beste werkt voor het team en wat de moeite waard is om definitief voor te leggen.
"Ik vroeg hen: 'hebben jullie een budget waar ik rekening mee kan houden als ik dingen bestel?' En zij zeiden: 'ga maar gewoon met Aquablu praten, kijk wat het precies is en wat het kost.'"
Wat het voor Melissa extra prettig maakt, is dat er een aparte kostenpost is die volledig onder het nieuwe kantoor in Utrecht valt.
"Er is speciaal een budget voor dat kantoor gemaakt en apart geboekt, dus we weten precies wat het nieuwe pand kost." Binnen dat budget vallen de drankjes gewoon onder de rest van de consumpties. "Het valt onder eten en drinken, net als het koffiezetapparaat."
Voor de waarde die niet direct in een spreadsheet terug te zien is, gebruikte ze het argument waar finance gevoelig voor is: haar eigen tijd.
"Als je het zelf doet en flessen bij de supermarkt haalt, kost dat mij werktijd waarin ik me op andere dingen had kunnen richten. Als je alles via één leverancier laat lopen, regelen zij alles voor ons. Dus ze zeiden ja, daar willen we graag in investeren."
Het team vroeg er al om
Los van het financiële plaatje was de belangrijkste reden voor de REFILL+ Series 2 heel simpel: de collega's in Utrecht vroegen er zelf om.
"Ze zeiden altijd: 'ik ben jaloers, wij hebben dit niet in Utrecht,'" vertelt Melissa. "Collega's kwamen langs en zeiden: 'ik wil hier wel werken, wij willen dit ook.' Dus ik zei: 'is goed, zodra er een nieuw kantoor is, regel ik het voor jullie.'"
Op de vraag hoe je finance mee krijgt voor iets wat niet direct financieel rendement oplevert, zegt Melissa dat het al snel duidelijk was dat investeren in het welzijn van medewerkers de moeite waard is.
"Ze willen collega's stimuleren om meer water te drinken, en het is meteen een sociaal momentje," legt ze uit. "Iemand zegt: 'ik ga even water halen,' en een ander loopt mee, even tijd voor een praatje.
Ze begrijpen dat dit iets is wat je graag wilt op de werkvloer, en ze geven aan: 'dat vinden wij ook belangrijk.' En ik denk dat wanneer collega's tevreden zijn, ze met meer plezier blijven en net dat stapje extra zetten."
"Ik zag het dus van twee kanten: makkelijker voor mij richting finance, en een stuk efficiënter." — Melissa [surname?], Office Manager, Van Gooi
"Het kost me mijn werktijd, en ik had me op andere dingen kunnen richten."
"Als er iets is bellen we Melissa en lost zij het op."
Melissa's advies voor wie een voorstel wil doen
Zet je ideeën eerst goed op papier of op een bord voor je ze presenteert.
"Maak een mindmap of een duidelijk moodboard. Zet de belangrijkste prioriteiten erop en werk met categorieën, want 'dit hebben we nodig' en 'dit willen we graag' zijn twee verschillende dingen," adviseert ze. "Daarna voeg je de extra's toe: een waterautomaat, wat planten, wat aankleding."
Zo'n overzicht voorkomt misverstanden. "Als je het alleen maar vertelt, interpreteert iedereen het anders. Nu kun je het zo aan de CFO of het management laten zien, waardoor ze enthousiaster worden en het meteen snappen."
Weer een zorg minder
Melissa's collega's vroegen om de machine. Dankzij Pay-Per-Drink was het heel eenvoudig om ja te zeggen: één leverancier, één factuur, duidelijke kosten voor finance en één nummer om te bellen als er iets is.
Het team in Utrecht heeft de machine die ze wilden, en voor Melissa is het beheer een stuk eenvoudiger geworden.
