Tebi: de overstap telt, tegen de klok in

Toen een snelgroeiend techbedrijf in de horeca verhuisde naar een nieuw kantoor, richtte Workplace Experience Manager Stacy Bergener de nieuwe ruimte in rondom hoe haar mensen zich daadwerkelijk gedragen, en maakte ze een REFILL+ Series 2 het gezonde, moeiteloze middelpunt ervan.

In het kort

Bedrijf

Tebi: ontwikkelt tools voor de horeca met ongeveer 130 mensen

Waarom een REFILL+ Series 2

Een gezondere standaardkeuze in plaats van een koelkast vol suikerhoudende blikjes, veel minder gedoe dan leveringen van flessen, en een sociale ontmoetingsplek voor de nieuwe keuken

Het resultaat

De gezonde keuze werd de makkelijke keuze, en een keuken waar het hele team samenkomt

Toen Stacy Bergener bij Tebi begon, werkten er zo'n 40 mensen; binnen acht maanden was dat aantal meer dan verdubbeld. Het oude kantoor kon het niet meer bijbenen en het was tijd voor verandering.

"In de afgelopen vier jaar zijn we gegroeid van een paar bureaus op één verdieping naar een hele verdieping, toen een tweede, en daarna een derde," vertelt Stacy. "Dat zorgde voor veel fysieke afstand tussen ons, en we merkten dat het invloed had op de cultuur." 

Dus verhuisde het bedrijf, met een helder doel: iedereen weer op één verdieping krijgen, zichtbaar voor elkaar en in staat om verbinding te maken. Het nieuwe kantoor was een kant-en-klare ruimte die werd gehuurd van een ander bedrijf, niet meteen een perfecte match, en aan haar om er echt een Tebi-plek van te maken.

Aanvoelen wat er leeft

Stacy ontwerpt niet op basis van een standaard template. Ze stemt een ruimte af op de mensen voor wie het bedoeld is. Ze begint met managers en teamleiders te vragen wat ze nodig hebben, maar het observeren van het bredere team is net zo belangrijk. 

"Ik zie het en ik weet wat er moet gebeuren op basis van hoe mensen zich gedragen," zegt ze. 

Bij Tebi betekende dat ontwerpen rond een echte koffiecultuur. "Ik weet dat ik hier koffiekenners heb, dus ik heb minstens twee machines nodig, twee molens en ruimte op het aanrecht voor hun tosti-ijzers." 

Bij haar vorige bedrijf wees datzelfde gevoel juist op iets anders, "daar hadden ze een biertap nodig." 

Ander publiek, ander antwoord, maar dezelfde aanpak eronder: zoek uit voor wie je bouwt voordat je aan de slag gaat. "Het hangt er echt vanaf, je moet je mensen kennen: hoe ze werken, wat ze nodig hebben, wat ze fijn vinden."

De keuken als het hart

Voor een bedrijf dat tools bouwt voor de horeca, was één ruimte belangrijker dan alle andere. 

"In de keuken kom je iedereen van elke afdeling tegen," vertelt ze. "Het is een van de belangrijkste onderdelen van het kantoor. Juist rond eten, drinken en snacks ontstaan de echte connecties." 

Daarom richtte Stacy haar aandacht op de keuken, en woog de keuze voor wat daarin kwam te staan het zwaarst. 

De gezonde keuze

Die keuze begon met wat ze juist wegliet. Toen Stacy voor de verhuizing input verzamelde, vroeg één team om het gebruikelijke: frisdrank, energiedrankjes, al die suikerhoudende blikjes. Ze had dat eerder aangeboden en gezien hoe het werd weggegooid. 

"Bij mijn vorige bedrijf gaf ik iedereen alle opties, en vaak bleef het gewoon onaangeroerd staan," zegt ze. Daarom maakte ze dit keer een bewuste keuze. "Ik besloot om daarmee te stoppen, ik maak de gezonde keuze voor mijn mensen." 

In plaats van een koelkast vol blikjes kreeg het kantoor een hydratatiepunt met smaken, waardoor mensen variatie hebben zonder de suiker. 

"De gezonde keuze maken was belangrijk," aldus Stacy. 

Ingebouwd, niet uit flessen

Een ingebouwd systeem won het van flessen bestellen om een reden die elke office manager zal herkennen. "In een groeiend bedrijf, in een workplace-experience-rol, kom je handen tekort; je hebt zoveel verschillende petten op, je stuurt leveranciers aan, jij bent degene die het onzichtbare werk doet, het zware sjouwwerk," vertelt Stacy. 

"Op dit moment (voor de verhuizing) komt bruisend water binnen in flessen, en ben ik degene die ze bijvult en verplaatst. Alles wat me tijd bespaart en werk uit handen neemt, omarm ik direct. Het laatste waar ik me zorgen over wil maken zijn flessen."

De verhuizing moest voelen als een echte stap vooruit, niet zomaar een verschuiving, en Stacy wist dat een goed hydratatiepunt zoiets is wat haar mensen opvalt. "Ik wilde zeker weten dat we er echt op vooruitgingen. Ik wilde dat mensen voelden dat dit beter is dan wat we hadden," vertelt ze. 

"Op dat moment raadde iemand Aquablu aan. Ik bekeek het en dacht: ‘dit is perfect: één machine, we zitten allemaal op één verdieping’." 

Toen ze de REFILL+ Series 2 eenmaal had geprobeerd, twijfelde ze geen moment meer. "Aquablu was voor mij een must. Het was een van de eerste contracten die we tekenden toen we eenmaal wisten waar we naartoe gingen en wat we gingen doen."  

Een deel van die daadkracht kwam voort uit de financiën. Met het Pay-Per-Drink-plan wist Stacy vooraf precies wat het systeem zou gaan kosten en was het financieel logisch om het budget meteen vanaf het begin vast te leggen. "Het laatste wat ik wilde, was achteraf weer met een extra maandelijkse kostenpost worden geconfronteerd."

Het resultaat

Doordat bijna iedereen elke dag op kantoor is, richt Stacy zich op het dagelijks effect van die kleine beslissingen.  

Vragen als "'Zal ik een koffie voor je maken? Wil je wat bruisend water?' Dat zorgt voor een vertrouwd moment samen," vertelt ze. Ze verwacht dat het hydratatiepunt precies op die plek zijn waarde bewijst. "Ik denk echt dat iedereen zal merken wat voor gamechanger het is," zegt ze. "Het is net als de drinkplaats waar alle dieren samenkomen om te drinken. Het tilt de hele ruimte naar een hoger niveau."

"Ik zie het en ik weet wat er moet gebeuren op basis van hoe mensen zich gedragen." — Stacy Bergener, Workplace Experience Manager, Tebi

"Ik maak de gezonde keuze voor mijn mensen."

"Het is net als de drinkplaats waar alle dieren samenkomen om te drinken. Het tilt de hele ruimte naar een hoger niveau."

Stacy's advies voor wie hetzelfde doet

"Besef zo snel mogelijk dat je het nooit iedereen altijd naar de zin kunt maken; het kan soms voelen als een onmogelijke taak," zegt ze. "Maak echt gebruik van de leveranciers en diensten die jouw werk makkelijker maken en een gezondere optie bieden." 

Vertrouw ook op je gevoel voor de sfeer: "Je voelt vaak prima aan wat mensen nodig hebben, en zo niet, dan vraag je het gewoon. Maak de keuzes die je zou willen dat anderen voor jou maken, en pas tegelijkertijd goed op jezelf."

Verhuizing gepland? [Ontdek hoe een REFILL+-hydratatiepunt past in een nieuw kantoor →]

Verhuizing gepland?

Ontdek hoe een REFILL+-hydratatiepunt past in een nieuw kantoor