Van Gooi: weniger Einzelposten, weniger Admin, ein einfacheres Ja
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Van Gooi hat an seinem Hauptsitz in Hilversum jahrelang Aquablu-Geräte betrieben. Als das Team in Utrecht nach einem eigenen Gerät fragte, stellte Office Managerin Melissa Hendrikse das Unternehmen auf Pay-Per-Drink um. Dadurch wurden das Leasing, die Geschmacksrichtungen, die Reinigung und das CO₂ auf einer einzigen Rechnung zu einem festen Preis pro Getränk zusammengefasst.
Auf einen Blick
Unternehmen
Van Gooi: ein Spezialist für elektrische Automatisierung in Hilversum, mit einer schnell wachsenden Niederlassung für Energiesysteme in Utrecht
Warum eine REFILL+ Serie 2
Das Utrechter Team hatte bereits nach einer Maschine gefragt, nachdem es sie am Hauptsitz ausprobiert hatte, und das neue Pay-Per-Drink-Modell fasst Leasing, Geschmacksrichtungen, Reinigung und CO₂ auf einer Rechnung zusammen
Das Ergebnis
Ein Lieferant, eine Rechnung, eine verantwortliche Person für die gesamte Kategorie und eine planbare Zeile für die Finanzabteilung
Melissa musste nicht erst überzeugt werden. Als Office Managerin von Van Gooi betreut sie die Aquablu-Maschinen des Unternehmens schon seit Jahren. Als das Team in Utrecht also nach einer eigenen Maschine für das neue Büro fragte, fiel die Entscheidung an sich schnell. Was die Entscheidung jedoch noch einfacher machte, war das neue Finanzierungsmodell.
Aquablu bot daraufhin Pay-Per-Drink an, bei dem Leasing, Aromen, Reinigung und CO₂ zu einem vereinbarten Preis pro Getränk zusammengefasst werden.
"Sie sagten mir, das neue Programm bedeutet eine einzige Rechnung. Du kannst so bestellen, wie du es gewohnt bist, aber es kommt alles auf einer Rechnung an. Und für unseren aktuellen Leasingplan war die Preisgestaltung bei dem neuen Modell auch günstiger."
Melissa sah darin gleich zwei Vorteile und sagte das auch sofort.
"Ich dachte mir also, dass es in zweifacher Hinsicht funktioniert: einfacher für mich mit der Finanzabteilung und effizienter."
Ein System, ein Verantwortlicher
Die Effizienz liegt nicht nur in der Abrechnung. Für die gesamte Kategorie gibt es jetzt nur noch einen einzigen Verantwortlichen. Das sah ganz anders aus, als wir noch Dosen, Flaschen und Ähnliches im Supermarkt bestellt haben.
"Mit einem System hast du keinen Kollegen mehr, der jede Woche losziehen muss, um einzukaufen. Jetzt, wo wir es haben, organisiere ich alles, von der Installation bis hin zur Sicherstellung, dass genügend Aromen da sind und alles ordentlich gereinigt wird", sagt sie. "Du hast also eine Person, die dafür verantwortlich ist, und wenn ich im Urlaub bin, kann ich sagen: 'Du bist vorübergehend derjenige, der das macht.'"
Diese Klarheit sorgt dafür, dass das System schlank bleibt. "Wenn etwas nicht stimmt, rufen wir Melissa an und sie kümmert sich darum. Ansonsten heißt es: 'Soll ich das machen?', und es wird chaotisch."
Melissa sagt, dass die All-in-One-Kosten bei Bedarf auch eine effiziente Wartung, Service und Reparaturen beinhalten.
"Wenn etwas kaputt geht, kommt das Unternehmen und repariert es. Das ist zwar ein Kostenfaktor, aber am Ende zahlt es sich aus. Ich kann immer anrufen und es kommt jemand, der es für uns repariert. Wenn du es stattdessen kaufst, musst du es selbst reparieren oder hast später Kosten."
Wie sie es verkauft hat
Melissas Weg zum Ja ist ein schriftlicher Vorschlag mit Vor- und Nachteilen, den sie der Finanzabteilung vorlegt.
"Zuerst mache ich einen Vorschlag mit Informationen und auch, warum das gut für das Büro ist. Ich schreibe die Highlights auf, die guten Dinge, die es uns bringen kann, und auch die Dinge, die uns gefehlt haben", sagt sie. "Und ich bin einfach ehrlich: Das ist gut, das ist schlecht daran, das müssen wir dagegen tun."
Sie fragt nach dem verfügbaren Budget, was ihr die Autonomie gibt, selbst zu bestimmen, was für ihre Leute am sinnvollsten ist und wofür es sich lohnt, die endgültige Genehmigung einzuholen.
"Ich habe sie gefragt: 'Habt ihr ein Budget, das ich bei meinen Bestellungen im Hinterkopf behalten kann?' Und sie sagten: 'Sprich einfach mit Aquablu, schau, was es ist und wie viel es kostet.'"
Was es für Melissa besonders praktisch macht, ist ein klarer Posten, der allein dem neuen Utrechter Büro zugeordnet wird.
"Sie haben explizit für dieses Büro ein Budget aufgestellt und es separat verbucht, so dass wir genau wissen, was das neue Büro kostet." Im Budget selbst ist die Flüssigkeitszufuhr bei den anderen Dingen angesiedelt, die die Leute trinken. "Das läuft unter Essen und Getränke, genau wie die Kaffeemaschine."
Für den Teil, der sich auf dem Papier nicht direkt auszahlt, hat sie mit der Währung argumentiert, die die Finanzabteilung versteht, nämlich mit ihrer eigenen Zeit.
"Wenn du es selbst machst und Flaschen im Supermarkt kaufst, muss ich losgehen und sie einkaufen, das kostet mich meine Arbeitszeit, in der ich mich auf andere Dinge konzentrieren könnte. Wenn du alles über einen einzigen Lieferanten regelst, übernimmt er alles für uns. Also haben sie Ja gesagt, wir sind bereit, das zu investieren."
Das Team hatte bereits danach gefragt
Abgesehen von der Finanzierung war der eigentliche Auslöser für die Installation einer REFILL+ Serie 2, dass Melissas Kollegen in Utrecht einfach danach gefragt hatten.
"Sie haben immer gesagt: 'Ich bin neidisch, wir haben das in Utrecht nicht'", erzählt Melissa. "Kollegen kamen vorbei und sagten: 'Ich will hier arbeiten, wir wollen das auch.' Also habe ich gesagt: 'Okay, wenn es ein neues Büro gibt, besorge ich das für euch.'"
Auf die Frage, wie man die Finanzabteilung dazu bringt, Ja zu etwas zu sagen, das sich nicht sofort sichtbar auszahlt, meinte Melissa, es sei klar, dass die Investition in das Wohlbefinden der Mitarbeiter eine lohnende Investition ist.
"Sie wollen die Kollegen motivieren, mehr Wasser zu trinken, und es ist auch ein sozialer Treffpunkt", sagt sie. "Jemand sagt: 'Ich hole mir mal Wasser', und ein anderer Kollege sagt: 'Ich komme mit', und dann hält man einen kurzen Plausch.
Sie wissen, dass es etwas ist, das du am Arbeitsplatz haben möchtest, und sie sagen: 'Das schätzen wir auch.' Und ich glaube, wenn die Kollegen glücklich sind, sind sie bereit, länger zu bleiben und härter zu arbeiten."
"Ich dachte mir also, dass es in zweifacher Hinsicht funktioniert: einfacher für mich mit der Finanzabteilung und effizienter." — Melissa [Nachname?], Office Manager, Van Gooi
"Es kostet mich meine Arbeitszeit, und ich könnte mich auf andere Dinge konzentrieren."
"Wenn etwas nicht stimmt, rufen wir Melissa an und sie kümmert sich darum."
Melissas Rat für alle, die überzeugen wollen
Bringe deine Ideen aus dem Kopf aufs Papier oder auf ein Board, bevor du sie präsentierst.
"Erstelle eine Mindmap oder ein großes Vision Board. Trage alle hohen Prioritäten ein und verwende Kategorien, denn 'das brauchen wir' und 'das wollen wir' sind zwei verschiedene Dinge", sagt sie. "Dann fügst du noch ein paar Extras hinzu: einen Wasserspender, ein paar Pflanzen, etwas Dekoration."
Das Board hilft dabei, typische Kommunikationsbarrieren zu überwinden. "Wenn du Dinge nur sagst, interpretieren verschiedene Leute sie unterschiedlich. Du kannst es dem CFO oder dem Management präsentieren, und vielleicht sind sie dann motivierter und verstehen dich besser."
Eine Sache weniger, um die man sich kümmern muss
Melissas Kollegen haben nach dem Gerät gefragt. Pay-Per-Drink hat es unkompliziert gemacht, Ja zu sagen: ein Lieferant, eine Rechnung, ein planbarer Posten für die Finanzabteilung und eine Nummer, die man anrufen kann, wenn etwas Aufmerksamkeit braucht.
Das Team in Utrecht bekommt das gewünschte Gerät, und Melissa eine einfachere Art der Verwaltung.
