Van Gooi: weniger Einzelposten, weniger Admin, ein einfacheres Ja
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Van Gooi nutzt in der Zentrale in Hilversum schon seit Jahren Geräte von Aquablu. Als das Team in Utrecht ein eigenes Gerät haben wollte, stellte Office-Managerin Melissa Hendrikse das Unternehmen auf Pay-Per-Drink um. So laufen Leasing, Geschmacksrichtungen, Reinigung und CO₂ über eine einzige Rechnung zu einem festen Preis pro Getränk.
Auf einen Blick
Unternehmen
Van Gooi: Spezialist für elektrische Automation in Hilversum mit einem schnell wachsenden Energy-Systems-Büro in Utrecht
Warum ein REFILL+ Series 2
Das Utrechter Team hatte sich nach dem Testen in der Zentrale bereits ein Gerät gewünscht, und das neue Pay-Per-Drink-Modell fasst Leasing, Geschmacksrichtungen, Reinigung und CO₂ auf einer Rechnung zusammen
Das Ergebnis
Ein Anbieter, eine Rechnung, eine zuständige Person für den gesamten Bereich und ein verlässlicher Posten für die Buchhaltung
Melissa musste nicht lange überzeugt werden. Als Office-Managerin bei Van Gooi kümmert sie sich schon seit Jahren um die Aquablu-Geräte des Unternehmens. Als das Team in Utrecht nach einem eigenen Gerät für das neue Büro fragte, fiel die Entscheidung schnell. Was die Entscheidung allerdings noch einfacher machte, war das neue Finanzierungsmodell.
Aquablu schlug Pay-Per-Drink vor, was Leasing, Geschmacksrichtungen, Reinigung und CO₂ zu einem fest vereinbarten Preis pro Getränk bündelt.
"Sie sagten mir, dass das neue Modell nur eine einzige Rechnung bedeutet. Man bestellt weiter wie gewohnt, aber am Ende steht alles auf einer Rechnung. Und im Vergleich zu unserem bisherigen Leasingplan waren die Konditionen beim neuen auch einfach praktischer."
Melissa sah darin gleich zwei Vorteile auf einmal und sprach das auch sofort an.
"Ich fand also, dass es sich in zweierlei Hinsicht lohnt: einfacher für mich und die Buchhaltung, und einfach effizienter."
Ein System, eine Zuständigkeit
Die Effizienz zeigt sich nicht nur bei der Abrechnung. Für den gesamten Bereich gibt es jetzt nur noch eine zuständige Person, was beim Einkaufen von Dosen, Flaschen und Ähnlichem im Supermarkt noch ganz anders aussah.
"Mit einem System muss nicht jede Woche jemand aus dem Team los und Nachschub kaufen. Jetzt, wo wir es haben, kümmere ich mich um alles, von der Installation bis hin zur Nachbestellung von Geschmacksrichtungen und der ordentlichen Reinigung", erzählt sie. "So hat man eine feste Person, die dafür zuständig ist. Und wenn ich im Urlaub bin, kann ich einfach sagen: 'Du übernimmst das kurz für mich.'"
Diese Klarheit sorgt dafür, dass das System reibungslos läuft. "Wenn etwas nicht passt, ruft man Melissa an und sie kümmert sich darum. Sonst heißt es nur: 'Soll ich das machen?', und alles gerät durcheinander."
Melissa meint, dass der Pauschalpreis bei Bedarf auch eine effiziente Wartung, Service und Reparaturen abdeckt.
"Wenn etwas kaputtgeht, kommt das Unternehmen vorbei und repariert es. Man hat also einen festen Betrag, aber das zahlt sich am Ende aus. Ich kann immer anrufen und jemand kommt vorbei und richtet das für uns. Wenn man das Gerät stattdessen kauft, muss man sich selbst darum kümmern oder hat später Extrakosten."
Wie sie es durchgesetzt hat
Melissas Weg zur Zusage führt über einen schriftlichen Vorschlag samt Vor- und Nachteilen, den sie der Buchhaltung vorlegt.
"Zuerst erstelle ich einen Vorschlag mit allen Infos und erkläre, warum das gut für das Büro ist. Ich schreibe die Highlights auf, was es uns bringt, aber auch, was uns bisher gefehlt hat", sagt sie. "Dabei bin ich einfach ehrlich: Das ist gut daran, das ist der Haken, und so gehen wir damit um."
Sie fragt vorab das verfügbare Budget ab, was ihr den Freiraum gibt, selbst zu entscheiden, was für ihr Team am sinnvollsten ist und wofür sich ein Antrag auf Freigabe lohnt.
"Ich habe gefragt: 'Habt ihr ein Budget, an dem ich mich bei Bestellungen orientieren kann?' Und die Antwort war: 'Sprich doch einfach mal mit Aquablu, schau dir an, was es gibt und was es kostet.'"
Besonders praktisch ist für Melissa, dass der neue Standort in Utrecht einen ganz eigenen, sauberen Budgetposten dafür hat.
"Es wurde eigens für diesen Standort ein Budget eingerichtet und separat verbucht, sodass wir genau wissen, was das neue Büro kostet." Im Budget selbst läuft das Thema Getränke zusammen mit der restlichen Verpflegung. "Das gehört zu Essen und Trinken, genau wie die Kaffeemaschine."
Für den Teil, der sich in einer Tabelle nicht sofort in Zahlen rechnet, nutzte sie ein Argument, das die Finanzabteilung versteht: ihre eigene Arbeitszeit.
"Wenn man das selbst macht und Flaschen im Supermarkt holt, muss ich dafür losfahren. Das kostet mich Arbeitszeit, in der ich mich um andere Dinge kümmern könnte. Wenn man alles über einen Anbieter regelt, übernimmt der den gesamten Ablauf. Da haben sie zugestimmt und gesagt, dass sie gerne bereit sind, darin zu investieren."
Das Team hatte ohnehin schon danach gefragt
Ganz abgesehen von der Finanzierung war der eigentliche Anstoß für die Anschaffung des REFILL+ Series 2, dass Melissas Kollegen in Utrecht schlicht danach gefragt hatten.
"Sie haben immer gesagt: 'Ich bin echt neidisch, bei uns in Utrecht gibt es das nicht'", erzählt Melissa. "Kollegen kamen rüber und meinten: 'Ich will hier arbeiten, wir wollen das auch.' Also habe ich gesagt: 'Alles klar, sobald wir das neue Büro haben, kümmere ich mich darum.'"
Auf die Frage, wie man die Finanzabteilung bei etwas ins Boot holt, das sich nicht sofort sichtbar rechnet, meinte Melissa, die Investition in das Wohlbefinden des Teams habe sich von selbst verstanden.
"Sie möchten das Team motivieren, mehr Wasser zu trinken, und es ist ja auch ein sozialer Treffpunkt", sagt sie. "Jemand sagt: 'Ich hole mir kurz Wasser', ein anderer Kollege schließt sich an, und schon kommt man kurz ins Gespräch.
Sie wissen, dass man so etwas am Arbeitsplatz schätzt, und sagen: 'Das ist uns auch wichtig.' Und ich glaube, wenn die Leute zufrieden sind, bleiben sie lieber länger und hängen sich mehr rein."
"Ich fand also, dass es sich in zweierlei Hinsicht lohnt: einfacher für mich und die Buchhaltung, und einfach effizienter." — Melissa [surname?], Office Manager, Van Gooi
"Das kostet mich Arbeitszeit, in der ich mich um andere Dinge kümmern könnte."
"Wenn etwas nicht passt, ruft man Melissa an und sie kümmert sich darum."
Melissas Tipp für alle, die das Thema ansprechen wollen
Bring deine Ideen aus dem Kopf auf Papier oder ein Board, bevor du sie vorstellst.
"Erstelle eine Mindmap oder ein großes Vision Board. Schreib alle wichtigen Prioritäten auf und nutze Kategorien, denn 'das brauchen wir' und 'das wünschen wir uns' sind zwei verschiedene Dinge", sagt sie. "Danach fügst du die Extras hinzu: einen Wasserspender, ein paar Pflanzen, etwas Deko."
Das Board hilft dabei, typische Missverständnisse in der Kommunikation zu vermeiden. "Wenn man Dinge nur erzählt, versteht es jeder anders. So kannst du es der Geschäftsführung oder dem Management zeigen und präsentieren. Vielleicht motiviert sie das mehr und sie verstehen dein Anliegen besser."
Eine Sorge weniger im Alltag
Melissas Kollegen hatten nach dem Gerät gefragt. Dank Pay-Per-Drink war das 'Ja' dazu völlig unkompliziert: ein Anbieter, eine Rechnung, ein planbarer Posten für die Finanzen und ein einziger Ansprechpartner, falls mal etwas ist.
Das Utrechter Team bekommt das gewünschte Gerät und Melissa eine deutlich einfachere Verwaltung.
